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Software para el DeCA: qué debe cumplir y cómo elegirlo
Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control solo vale en digital, y no lo emite cualquier PDF. Esta es la lista de lo que la norma exige — y la de lo que la norma no exige pero decide si el programa te sirve en el arcén.
Actualizado el 28 de agosto de 2026
Lo primero: qué es exactamente lo que tiene que emitir
El Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) es un documento administrativo, no contractual. Su única función es acreditar ante la inspección en carretera quién ordena el transporte, quién lo ejecuta, qué se lleva y con qué medios. No necesita firmas para surtir efecto ante un control, a diferencia de la carta de porte.
La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 fija el 5 de octubre de 2026 como el día en que el papel deja de valer. No hay periodo transitorio ni de gracia.
El artículo 5 de la Orden FOM/2861/2012 consagra la libertad de formato: una carta de porte, un albarán o un documento ADR pueden valer a la vez como DeCA, siempre que contengan de forma explícita y diferenciada todos los campos que exige la norma. Lo que no es libre es el continente digital, y ahí es donde entra el software.
Los requisitos que la norma exige al fichero
La Resolución de 5 de junio de 2026 convierte una serie de exigencias técnicas en condiciones de validez. Si el programa falla en una, el documento no vale, por muy correctos que sean los datos que contiene.
| Requisito | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| PDF nativo digital | El fichero se construye directamente desde datos estructurados. Quedan prohibidos los escaneos de papel y las fotografías de documentos: el texto tiene que ser indexable y auditable. |
| Máximo 5 MB | La descarga ocurre en carretera, con la cobertura que haya. |
| Fecha y hora incrustadas | El momento de creación y el de cada modificación posterior quedan dentro del propio PDF. Es lo que demuestra que el documento se emitió antes de arrancar y no durante el control. |
| QR visible en el diseño | El código va incrustado en el propio PDF, no en una pantalla aparte de la aplicación. |
| URL única en HTTPS | Dirección propia de ese documento, sobre TLS 1.2 o superior. |
| Descarga directa, sin credenciales | Escanear el QR debe bajar el PDF. Es nula la URL que exija usuario, contraseña, doble factor o un botón intermedio. Los tokens de seguridad van dentro de la URL y son invisibles para el agente. |
| Conservación mínima de un año | Un año natural desde que acaba el servicio, obligando por igual al cargador contractual y al transportista efectivo. |
Hay un detalle que suele pasarse por alto y que conviene comprobar antes de contratar nada: terminado el servicio y pasados siete días naturales de gracia, la norma permite desactivar la descarga de esa URL para proteger el secreto comercial. Un programa que deje las URLs abiertas para siempre está publicando tus operaciones.
Los campos que el documento tiene que llevar
El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 fija cuatro bloques. Omitir cualquiera de ellos invalida el documento a efectos inspectores:
- Las partes. Nombre o razón social, NIF y domicilio completo del cargador contractual, y nombre o razón social y NIF del transportista efectivo. Ojo con la primera: el cargador contractual es quien contrata el servicio, que no siempre es la fábrica desde la que sale la mercancía. Si una agencia subcontrata a un autónomo, la agencia es el cargador contractual y son sus datos los que van en el documento.
- Lugares y fecha. Origen y destino del envío, y fecha de realización del transporte.
- La mercancía. Naturaleza y peso. Si por las circunstancias de la carga es inviable dar el peso exacto, se admite otra magnitud representativa: volumen, metros lineales de caja o número de bultos.
- Los medios. Matrícula del vehículo, y por separado la de la cabeza tractora y la del semirremolque o remolque. Más un campo de observaciones, que es residual pero se vuelve obligatorio cuando hay reservas sobre el estado de la mercancía.
Si el transporte agrupa varios envíos en un mismo documento, se permite, pero con dos condiciones: que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en toda la ruta, y que el documento identifique el origen y destino individualizados de cada fracción. Un programa que solo admita un origen y un destino no puede emitir esa ruta.
Qué pasa cuando algo cambia a mitad de ruta
Una avería obliga a cambiar de tractora, se recogen dos toneladas menos de las previstas, la ruta se redirige. La Resolución contempla dos vías, y solo dos. Cualquier anotación manuscrita sobre una copia impresa o sobre la pantalla carece de validez:
- Opción A. Se modifica el fichero existente añadiendo los datos nuevos, anotando explícitamente el motivo y dejando visiblemente tachados los datos antiguos. Como se sobrescribe el mismo archivo, la URL y el QR originales siguen siendo válidos — el documento que ya circula no se queda obsoleto.
- Opción B. Se genera un PDF nuevo, con URL y QR nuevos, y se conserva el original para no romper la trazabilidad.
En los dos casos la plataforma tiene que enviar la versión actualizada al móvil del conductor antes de reanudar la marcha. Merece la pena preguntar por esto explícitamente: es el requisito que más software incumple, porque exige que la aplicación del conductor esté conectada al mismo sistema que emite.
Cómo elegir: cinco criterios que la norma no exige y deciden igual
Cumplir la Resolución es el suelo. Estas son las diferencias que se notan el día que hay un control:
- ¿Funciona sin cobertura? La inspección ocurre donde para el camión, no donde hay 4G. Si el documento vive solo en la nube y el móvil no tiene señal, no hay nada que enseñar. Comprueba que la aplicación guarde el documento en el propio dispositivo y lo abra sin conexión.
- ¿Quién puede rellenar y firmar cada parte? En una subcontratación el cargador crea el documento, pero los datos del transportista los tiene el transportista. Un sistema que obligue a una sola persona a teclear los datos de todos genera errores y retrasos.
- ¿Cubre los campos condicionales de tu carga? Con mercancías peligrosas el ADR exige número UN, designación oficial, clase, grupo de embalaje y código de túneles; con residuos hacen falta código LER, NIMA y datos del gestor; con SANDACH, la categoría y el número de registro sanitario. Si transportas alguno de estos, un programa genérico se queda corto.
- ¿Qué hace con tus datos, y durante cuánto? El año natural es el mínimo legal. Si tu sector exige más, comprueba que se pueda ampliar la conservación en lugar de tener que descargarlo todo a mano.
- ¿Cuánto se tarda en emitir uno de verdad? No en la demo: con tus datos, tus rutas y tu conductor. El documento hay que emitirlo antes de arrancar, todos los días, y el tiempo que se tarde se multiplica por el número de portes.
Qué pasa si no cumples
Las infracciones formales tipificadas en la LOTT y el ROTT parten de 401 euros, y pueden agravarse por reincidencia o si se aprecia intención de encubrir una operativa ilegal. A eso se suma el riesgo de inmovilización del vehículo, que en la práctica suele costar más que la propia multa.
Conviene recordar además quién responde: el cargador contractual asume la responsabilidad por la identificación de las partes, los lugares y la descripción de la mercancía. No es un problema exclusivo del transportista.
Un caso que no siempre está claro: el transporte privado complementario
Si una empresa mueve mercancía propia con vehículos propios y personal de su plantilla, y su actividad principal no es el transporte, no hay cargador contractual y la operación queda exenta de emitir DeCA. Eso no significa circular sin nada: hay que poder acreditar en carretera que la mercancía es tuya, con albaranes o facturas, para no acabar sancionado bajo la presunción de transporte público clandestino.
Preguntas frecuentes
¿Vale un PDF escaneado como DeCA?
No. La Resolución de 5 de junio de 2026 exige que el fichero tenga generación nativa digital, es decir, que se construya directamente desde datos estructurados. Prohíbe expresamente los archivos obtenidos escaneando un papel o fotografiando un documento, porque el texto tiene que ser indexable y auditable.
¿Puede el agente tener que hacer login para ver el documento?
No. La URL del QR debe provocar la descarga directa del PDF. Es nula cualquier dirección que pida usuario, contraseña, verificación en dos pasos o un botón intermedio. Si el sistema usa tokens o claves de caducidad, tienen que ir dentro de la propia URL y ser invisibles para el inspector.
¿Cuánto puede pesar el fichero del DeCA?
Cinco megabytes como máximo. El límite existe porque la descarga ocurre en carretera, donde la cobertura móvil puede ser mala.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de control?
Al menos un año natural desde que termina el servicio, y la obligación recae a la vez sobre el cargador contractual y sobre el transportista efectivo. Basta con que una de las dos partes garantice a la otra el acceso y la descarga durante todo ese periodo.
¿Se puede corregir un DeCA ya emitido si cambia la matrícula o el peso?
Sí, por dos vías y solo esas dos. La Opción A modifica el mismo fichero dejando tachados los datos antiguos y anotando el motivo, y conserva la URL y el QR originales. La Opción B genera un PDF nuevo con URL y QR nuevos, obligando a conservar el original. Escribir a mano sobre una copia impresa no vale.
¿Qué pasa si el software no cumple alguno de estos requisitos?
El documento no sirve a efectos de inspección, con el mismo efecto que no llevarlo. Las infracciones formales de la LOTT parten de 401 euros y pueden agravarse por reincidencia, además del riesgo de inmovilización del vehículo.
Normativa citada
- Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, por la que se regula el documento de control administrativo — artículos 5 y 6.
- Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, disposición transitoria octava — obligatoriedad digital desde el 5 de octubre de 2026.
- Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril — requisitos técnicos del documento electrónico.
- Orden TRM/282/2026 — reparto de responsabilidades entre las partes.
- Ley 16/1987 de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT) y su reglamento (ROTT) — régimen sancionador.